Ecco alcuni pratici suggerimenti
Hai scelto (finalmente) di adeguarti agli standard moderni di lavoro facendo lavorare da casa alcuni tuoi dipendenti. Bravo! Hai fatto il primo passo verso lo Smart Working. Se credi che il telelavoro sia fare Smart Working ti rimando a leggere il mio articolo che ho scritto a riguardo, lo puoi trovare cliccando qui.
A questo punto avrai sicuramente dotato di tutti gli strumenti tecnologici a riguardo i tuoi telelavoratori:
- Notebook
- Tablet
- Smartphone
- Ecc
Nessuno però ti ha spiegato che lavorare con le persone in ufficio e lavorare con le persone da casa non è esattamente la stessa cosa. Servono alcuni piccoli accorgimenti per fare in modo che il telelavoro sia veramente un vantaggio sia per il lavoratore ma anche per l’azienda.
Ecco allora alcuni semplici suggerimenti che dovrai mettere in pratica per rendere i tuoi telelavoratori molto più efficienti.
1- Telecontrollo
Uno dei primi cambiamenti mentali da fare quando si passa allo Smart Working è quello di lavorare per obiettivi e non più per orari ed essendo il telelavoro il primo passo verso lo Smart Working, anch’esso dovrebbe applicare lo stesso cambio di paradigma mentale.
Ma allora perché ti sto dicendo di “telecontrollare” il lavoratore?
Vedi, una delle cose più difficili che esistono al mondo è il cambiamento mentale, ho letto decine di libri a riguardo e quasi tutti concordano su una cosa…
Il cambiamento NON deve mai essere radicale ma fatto per gradi.
A questo proposito ti consiglio di leggere questo libro “Fattore 1%” di Luca Mazzucchelli
Anche questo cambiamento non fa eccezione. Il dipendente è abituato a lavorare secondo rigidi orari lavorativi, entra in ufficio ad un orario ben definito, fa pausa ad un orario ben definito e smette di lavorare ad un orario ben definito. Farlo lavorare da casa da un giorno ad un altro dicendogli: da oggi non hai più orari ma obiettivi, per lui potrebbe essere un enorme scoglio da affrontare, si troverebbe spaesato, potrebbe avere un blocco mentale e non avrebbe i colleghi vicini a dargli una mano in caso di difficoltà.
Ecco perché (almeno inizialmente) dovrai si farlo lavorare da casa ma con gli stessi orari d’ufficio.
A questo punto mi domanderai:
Come faccio a sapere se fa davvero l’orario prestabilito?
Ti dico subito che se decidi di farlo lavorare da casa dovrai per lo meno fidarti un po’, altrimenti non passare al telelavoro e ti ricordo inoltre il divieto della normativa sulla privacy la quale recita che non è permesso eseguire un controllo continuo ed indiscriminato nei confronti del telelavoratore come non lo è per qualsiasi altro tipo di lavoratore.
Detto questo esistono alcuni strumenti tecnologici (più che leciti) che ti permettono di gestire il lavoro a distanza. Ad esempio, puoi dotarlo dell’interno del centralino telefonico e vedere quando effettua il login ed il logout del suo interno e magari integrare il centralino con un software di rilevazione presenza con single sign-on (una sola autenticazione valida per più software), in modo da avere mensilmente tutto il report dettagliato dei suoi orari lavorativi.
Questo potrebbe essere molto utile non solo come transizione tra lavoro tradizionale e Smart Working, ma anche per tutti quei lavoratori che possono lavorare da casa ma seguendo un orario prestabilito come ad esempio chi offre teleassistenza, segreteria, ecc.
2- Ambiente
Questi sono alcuni suggerimenti che dovrai dare direttamente al dipendente per il suo bene (e quello della sua produttività), ma se non lo sai è anche un tuo obbligo legale perchè la postazione di lavoro a casa del dipendente diventa per legge il suo luogo di lavoro secondo il D.Lgs. n. 81/2008 art.3 comma 9 e 10.
Lavorare da casa si sa, è bello e comodo, ma se le persone si limitano a pensare solo alla comodità, il progetto telelavoro (e Smart Working poi) falliranno miseramente. In fondo ricordiamoci che si tratta sempre di lavoro.
Per cui per lavorare da casa assicurati che il lavoratore abbia uno spazio adibito appositamente al lavoro. Non vanno bene spazi condivisi con altre persone della famiglia come cucina o salotto perché sarebbero fonti continue di distrazione ed allora addio alla produttività.
Per quanto riguarda la connettività internet, è preferibile che il pc o il notebook siano connessi direttamente con il cavo e non tramite wi-fi per due motivi:
- Siamo già estremamente bombardati da onde e radiazioni, se possiamo evitiamo anche quelle in casa che, oltretutto, sono anche molto vicine e potenzialmente più dannose. Se proprio non puoi farne a meno, cerca di non essere nel mezzo tra il router ed il dispositivo collegato in wi-fi, le onde pericolose sono quelle che trasmettono dati, ovvero quando dialogano router e dispositivo, se tu stai nel mezzo te le becchi in pieno.
- Il cavo ha sempre una qualità di connessione migliore, soprattutto in caso di comunicazioni audio e video. Eviterai così la fastidiosa voce metallica ed i video a scatti o che si bloccano. Il wi-fi, per quanto comodo, è soggetto ad interferenze e disturbi.
È importante inoltre che il lavoratore stia in una posizione comoda ed ergonimica e che di tanto in tanto si alzi per sgranchirsi. È statisticamente provato che una buona postura ed un buon afflusso di sangue alla muscolatura, migliora l’efficienza del nostro cervello e, di conseguenza, anche quella lavorativa. Sono sicuro che tu voglia un lavoratore efficiente, giusto?
Anche l’illuminazione dell’ambiente lavorativo è importante (lo è in ufficio, perché non dovrebbe esserlo a casa?).
- La stanza dovrebbe essere illuminata in maniera diffusa e non con luci potenti che puntano in una direzione.
- Non deve esserci nessuna fonte di luce che punta sullo schermo al fine di evitare riflessi che diminuirebbero la visibilità.
- Non avere fonti di luce che ti puntano sugli occhi, le pupille si restringerebbero, diminuendo la capacità visiva.
- È fondamentale avere una lampada da tavolo che illumini la zona tastiera e l’eventuale area di lavoro (esempio se hai fogli in cui scrivi)
- La temperatura del colore deve essere neutra (ebbene sì, il colore ha una temperatura)
3- Teamwork
Crea dei piccoli team di lavoro, di non più di 2 o 3 persone che dovranno interagire tra loro. In questo modo il telelavoratore non si sentirà abbandonato.
È purtroppo uno dei principali punti critici del telelavoro, le persone si sentono abbandonate perché non hanno più interazione sociale con nessuno.
Avere una o due persone con cui potersi confrontare continuamente è di fondamentale importanza sia per lo stato d’animo del lavoratore stesso, sia per una maggior efficienza dell’incarico.
Non creare team più numerosi, sarebbe troppo dispersivo ed avrebbero più difficoltà ad interagire tutti insieme a causa degli impegni di ogni singola persona (se ad esempio uno è al telefono tutti devono aspettare che finisca per iniziare il work group). Si creerebbero troppe simpatie ed antipatie tra colleghi (lavoro meglio con tizio, lavoro meglio con caio), questo problema non sussiste quando hai a che fare solo con uno o al massimo due colleghi.
Avere un piccolo team di lavoro sarà molto stimolante, migliorerà certamente la produttività di tutti i componenti e porterà i lavoratori in modo graduale a pensare più agli obiettivi che all’orario di lavoro. In questo modo, come abbiamo visto nel primo punto, lo faremo avvicinare sempre più allo Smart Working.
Per far sì che il team lavori in sinergia ed in maniera efficiente dovrai dotarlo dei giusti strumenti di lavoro, come ad esempio:
- Chat di gruppo
- Conference e video conference
- File sharing (condivisione di file di lavoro)
- Strumenti in cloud di work sharing
- Insomma, in tre parole Unified Communication & Collaboration
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All’interno del libro troverai informazioni di così alto valore che, se messe in pratica, trasformeranno il tuo centralino da una cospicua spesa ad un profittevole investimento